1. 비대면 회의란 무엇인가?
비대면 회의는 물리적으로 한 공간에 모이지 않고, 온라인 플랫폼을 통해 진행하는 회의를 의미해요. 코로나19 이후, 많은 기업과 기관들이 비대면 회의를 통해 소통을 이어가고 있습니다. 그런 만큼 비대면 회의 매너가 더욱 중요해졌습니다.
2. 비대면 회의 매너의 중요성
비대면 회의는 대면 회의와 달리 시각적인 요소가 제한적이에요. 따라서, 매너가 중요해집니다. 예를 들어, 화면 매너가 부족하면 상대방에게 나쁜 인상을 줄 수 있죠. 또한, 발언 시에 강조해야 할 점과 에티켓을 지켜야 원활한 커뮤니케이션이 가능합니다.
3. 비대면 회의 준비하기
3.1. 적절한 플랫폼 선택
회의를 시작하기 전에 알맞은 온라인 플랫폼을 선택해야 해요. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet 등 다양한 플랫폼이 있는데, 각 플랫폼의 특성과 팀의 필요에 맞추어 선택하는 것이 중요합니다.
3.2. 회의 링크 및 자료 공유
회의를 진행하기 전, 모든 참여자에게 회의 링크와 필요한 자료를 미리 공유해야 해요. 사전 정보 공유는 회의의 효율성을 높이는 핵심 요소랍니다.
3.3. 회의 환경 조성
회의를 진행할 공간도 중요해요. 조용하고 방해받지 않는 곳에서 진행해야 합니다. 카메라와 마이크의 상태를 미리 점검해두는 것이 좋습니다.
4. 비대면 회의 중 매너 확인
4.1. 카메라 켜기
비대면 회의에서는 카메라를 켜고 소통하는 것이 중요해요. 얼굴을 보며 대화하는 것이 대면 회의와 유사한 느낌을 주기 때문입니다.
4.2. 발언 시기와 방법
발언할 때는 다른 사람의 발언이 끝난 후에 진행해야 합니다. 또한, 발언할 때는 차분히 목소리를 내고, 상대방이 이해할 수 있도록 명확하게 전달해야 합니다.
4.3. 노트 활용하기
회의 중에는 메모를 하며 중요한 포인트를 기록하는 것이 좋습니다. 이는 회의 후의 피드백이나 행동 계획 수립에 큰 도움이 됩니다.
5. 비대면 회의 후 마무리 매너
5.1. 감사 인사 전하기
회의가 끝난 후에는 감사의 인사를 잊지 말아야 해요. 참여해준 모든 사람들에게 고마움을 표하는 것은 비즈니스 관계를 더 좋게 만들어준답니다.
5.2. 회의 내용 정리 및 피드백
회의 후, 회의 내용을 정리하고 참석자에게 피드백을 전하는 것도 중요합니다. 이를 통해 각자의 역할과 책임을 명확히 할 수 있습니다.
6. 더 나은 비대면 회의를 위한 Tips
6.1. 회의 시간 관리
비대면 회의는 특히 시간 관리가 중요해요. 회의를 계획한 시간 내에 끝내는 것이 좋습니다. 시간을 초과할 경우, 참여자들에게 불편을 주기 쉽기 때문입니다.
6.2. 회의 성과 공유하기
회의 후에는 성과를 팀원들과 공유하는 것도 좋은 매너입니다. 이를 통해 팀원들이 자신의 역할을 이해하고 더욱 의욕적으로 일하게 만들 수 있습니다.
7. 결론
비대면 회의는 이제 많은 기업에서 필수적으로 필요한 소통 수단이 되었어요. 비대면 회의 매너를 잘 지킴으로써 효과적인 커뮤니케이션을 이끌어내고, 팀의 결속력을 강화할 수 있습니다. 따라서 위에서 언급한 각 요소들을 숙지하고 실천한다면, 비대면 회의의 질은 확실히 높아질 것입니다.
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